Konzertbüro Bahl: Field Service App für die Veranstaltungsbranche
Für das Konzertbüro Bahl haben wir eine eigene Field Service App entwickelt. Sie ersetzt manuelle Listen und Fotodokumentationen durch eine zentrale, mobile Lösung für Plakat- und Banneraktionen. Alle Nachweise stehen sofort digital zur Verfügung – strukturiert, nachvollziehbar, abrechnungsfähig.
Über das Konzertbüro Bahl
Die Konzertbüro Bahl GmbH steht seit vielen Jahren für professionelle Konzertorganisation und durchdachte Eventpromotion. Der Fokus liegt klar auf der Veranstaltungsbranche – mit einem starken regionalen Bezug zu Mittelhessen und einem hohen Anspruch an Qualität, Verlässlichkeit und Transparenz.
Ob Tourneen, Einzelveranstaltungen oder begleitende Werbemittel-Kampagnen: Das Team denkt Events ganzheitlich. Planung, Umsetzung und Nachweis greifen ineinander. Genau dieser Anspruch war auch der Treiber für die Digitalisierung der Außendienstprozesse. Nicht, weil es „modern“ ist – sondern weil es im Alltag schlicht besser funktioniert.
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Branche
Veranstaltungsbranche / Eventmanagement
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| Gründung 2015 |
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Sitz
Pohlheim |
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Mitarbeiter
< 10 |
Das Projekt „in a nutshell"
Sie planen ebenfalls eine individuelle App oder möchten Außendienst-Prozesse digitalisieren? Wir entwickeln Lösungen, die zu bestehenden Abläufen passen – nicht umgekehrt.
Die Ausgangssituation
Werbemittel-Aktionen gehören beim Konzertbüro Bahl zum Tagesgeschäft. Mit wachsender Anzahl an Standorten und Kampagnen stießen analoge Prozesse jedoch an ihre Grenzen. Der Überblick fehlte – sowohl im Außendienst als auch in der Zentrale.
Das Projekt: Onfield als eigene Field Service App – von Grund auf entwickelt
Im Frühjahr 2025 entschied sich das Unternehmen für einen radikalen Schritt in Richtung Digitalisierung und Qualitätssicherung – und ist damit heute ein Wegbereiter in der Eventbranche. Mit der von uns entwickelten App tritt das Konzertbüro Bahl in ein neues Zeitalter der Automatisierung und Qualitätssicherung ein.
Was die App kann
Der Prozess wurde neu gedacht. Ergebnis: eine komplett eigenentwickelte Field Service App für Außendienst-Teams – mit klarer Anbindung an die Zentrale. Der Fokus lag auf einem einfachen Ablauf im Feld: App öffnen, Standort erfassen, Foto hochladen.
Damit das nicht nur „digital“, sondern wirklich belastbar ist, wurden die Nachweise automatisch angereichert:
damit klar ist, an welcher Stelle der Nachweis generiert wurde.
damit Belege nicht auf Geräten verschwinden.
sodass die Zentrale in Echtzeit sieht, was passiert.
zu Kampagnen und Buchungsnummern, damit nichts „lose“ herumliegt.
für schnelle Kontrolle und saubere Exporte.
die Unstimmigkeiten erkennt und auffällig markiert.
Zudem wurden alle Teammitglieder über eine abgestimmte Schulung innerhalb weniger Tage produktiv gemacht. Die intuitive Bedienoberfläche ermöglicht auch weniger technikaffinen Nutzern die sofortige Anwendung im Alltag.
Kurz: Die App ersetzt nicht nur Papier – sie sorgt dafür, dass Daten zusammengehören. Und zwar automatisch.
Früher war das Einsammeln der Belege umständlich und fehleranfällig. Mit der neuen App genügt ein Klick, und die Zentrale sieht sofort, wo wir waren. Es spart Zeit und macht Spaß, weil alles so unkompliziert läuft!
Ergebnisse: Messbar weniger Aufwand, deutlich weniger Rückfragen
Die Umstellung hat im Alltag des Konzertbüros Bahl schon nach kürzester Zeit deutliche Erfolge gezeigt:
- Belegerfassung: von durchschnittlich 6 Minuten auf unter 1 Minute pro Standort
- Außendienst spart bis zu 25 Stunden pro Monat
- GPS und Foto ergeben objektive Nachweise
- Buchhaltung und Projektverantwortliche greifen auf vollständige Datensätze zu – ohne Nachsortieren
- Rückfragen zu Standorten und Aktionen: über 90 % reduziert
- Reportings sind visuell nachvollziehbar und je Auftrag anpassbar
- Weniger Chaos und weniger Nachtelefonieren
- Hohe Akzeptanz bei den Teams, weil die App Arbeit abnimmt statt Arbeit macht
Die App hat unseren gesamten Ablauf bei der Plakatierung grundlegend vereinfacht. Endlich haben wir jederzeit vollständige Transparenz und können unseren Kunden höchste Qualität und Nachweissicherheit garantieren.
Schon beim Produktdesign haben wir den Fokus auf intuitive Bedienung und kompromisslose Nachvollziehbarkeit gelegt. Das Zusammenspiel von KI-gestützten Validierungen und Echtzeit-Reporting macht das Tool einzigartig und zukunftssicher.
Fazit & Ausblick
Mit der eigens von uns entwickelten App hat das Konzertbüro Bahl die Werbemittel-Dokumentation in Mittelhessen auf ein neues Level gebracht: schneller, sauberer, jederzeit nachvollziehbar. Und das ist erst der Anfang.
Die Basis steht: eine eigene App, die mitwachsen kann – ohne Kompromisse.
Ihre Ansprechpartner
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